내부 기술 문서 작성을 위한 AI 챗봇 도입 효율성과 생산성 향상

디지털 혁신 시대에 내부 워크플로우 최적화는 경쟁 우위를 유지하는 데 핵심적인 요소입니다. 88년 이상의 역사를 지니고 170개 국가 및 지역에 글로벌 시장을 확장한 일본의 대표적인 자동차 제조업체는 자동차 디자인 부서의 기술 관리 팀을 위한 내부 문서화 프로세스 개선을 추진했습니다. 기존 시스템은 비효율성, 일관성 없는 문서 품질, 단편적인 지식 공유, 그리고 시간이 많이 소요되는 수작업 워크플로우 등의 문제점을 안고 있었습니다. 

VTI는 3개월 간의 프로젝트를 통해 기술 자동차 설계를 위한 문서 작성 프로세스를 자동화하고 표준화하는 “혁신”을 이루기 위해 AI 기반 챗봇을 개발했습니다.

고객사 요구사항 

대량의 기술 자동차 디자인 데이터를 관리하고 운영하는 것은 쉽지 않은 과제입니다. 고객사의 기존 내부 문서 관리 시스템, 특히 기술 자동차 디자인 팀의 시스템은 비즈니스 요구사항을 충족시키기에 부족한 점이 있었습니다.

• 기술 문서/메모 작성의 비효율성:
  각 기술 문서를 작성하는 데 평균 8시간이 소요되었습니다.
  수작업 워크플로우는 여러 번의 데이터 입력을 필요로 하여 형식의 일관성이 떨어지고 버전 추적이 어려웠습니다.

• 지식 공유 부족, 데이터 활용 능력 부족:
  기술 정보가 개인과 팀 사이에 흩어져 있어 중앙화된 데이터 “라이브러리”가 부재했습니다.
  지능형 검색 도구의 부재로 이전 문서를 새로운 프로젝트에 활용하기 어려웠습니다.

• 신입 직원 온보딩의 비효율성
  형식이 정해지지 않은 기술 문서로 인해 신입 직원들이 업무에 필요한 정보를 찾고 완전히 이해하는 데 어려움을 겪었습니다. 이로 인해 회사는 매 채용 기간마다 반복적인 교육을 진행해야 했고, 이는 많은 업무량으로 이어졌습니다.

따라서 다음과 같은 목표를 가진 AI 기술 활용 솔루션이 필요했습니다. 

• 내부 문서 작성 자동화 및 표준화
• 시간 절약 및 운영 효율성 향상
• 지식 활용 및 공유 능력 향상

VTI의 솔루션

전략적 개발 파트너로서 VTI는 고객사와 긴밀히 협력하여 맞춤형 AI 기반 챗봇을 구축했습니다 해당 프로젝트는 다음과 같은 핵심 사항에 중점을 두었습니다.

1- AI 기반 챗봇 개발 챗봇은 기술 자동차 디자인 부서의 기존 워크플로우에 원활하게 통합되도록 맞춤화되었습니다. 

주요 기능은 다음과 같습니다.

• • 기술 메모/문서 자동 생성 – 구조화된 입력을 기반으로 AI가 초안을 작성하고, 데이터 사용 목적, 기술 자동차 액세서리 유형, 적용 사례 등 중요한 카테고리의 데이터를 자동 추출합니다.

• 지능형 문서 편집 및 수정 – AI 기반으로 기존 문서를 조회하고 수정합니다.

• 버전 관리– 업데이트를 효율적으로 추적하고, 다양한 AI 답변 버전을 최적화하여 사용할 수 있는 버전 관리 기능을 포함합니다.
• 문서 검색 – 자동차 기술 디자이너들이 방대한 파일 더미에서 필요한 정보를 찾아 통합할 수 있도록 지원합니다.
• 접속 제어 및 보안 – 일부 기술 설계 문서는 높은 수준의 보안이 요구되므로, AI 챗봇은 접속 제어 및 보안 기능을 포함하여 구현되었습니다.

2- 연구 및 맞춤형 솔루션 설계: VTI는 워크플로우 문제를 파악하고 솔루션을 최적화하기 위해 심층적인 연구를 수행했습니다.

3- 품질 보증 및 AI 모델 연동

• 포괄적인 테스트: 챗봇의 신뢰성, 정확성 및 성능을 보장합니다.

대규모 언어 모델(LLM) 연동: LLM은 챗봇이 모든 기술 메모에서 일관된 문서 형식으로 콘텐츠 생성을 자동화하도록 지원하여, 보다 효율적이고 표준화된 내부 기술 문서 워크플로우를 구축합니다.

결과

AI 기반 챗봇은 고객사의 내부 문서화 프로세스를 혁신하여 다음과 같은 뚜렷한 성과를 보였습니다.

• 새로운 문서 작성 시간 50% 단축, 기술 자동차 설계 실행 가속화에 기여  

• 문서 형식과 품질 표준화, 모든 기술 메모의 일관성 보장
• 지식 활용 향상 검색 기능 향상 및 정보 중앙화를 통해 과거 문서를 더 쉽게 접근하고 재사용 가능
• AI가 생성한 표준화된 학습 자료로 직원 온보딩 프로세스 간소화 및 교육 시간 단축

프로젝트 규모

• 인원: 5명 (PM/스크럼 마스터 1명 | 테스터 1명 | AI 엔지니어 2명 | 웹 엔지니어 1명)
• 개발 기간: 3 개월 이상
• 근무 방식: 하이브리드 (온사이트 & 오프쇼어)

기술 스택

• 대규모 언어 모델(LLM): Qwen2.5 7B – 자동화된 텍스트 처리 및 콘텐츠 생성을 가능하게 하는 대규모 언어 모델
• 웹 애플리케이션 프레임워크: 원활하고 직관적인 상호 작용을 위해 설계된 사용자 친화적인 웹 인터페이스
• 데이터베이스 시스템: 사용자 데이터와 문서의 효율적인 저장 및 관리

AI/생성형 AI로 비즈니스 잠재력 극대화

VTI는 생성형 AI 기술을 활용하여 자동차 디자인 부서의 기술 관리 팀에서 고객사의 문서화 워크플로우를 성공적으로 혁신하였으며, 운영 효율성과 비즈니스 지식 활용도를 크게 향상시켰습니다.

VTI는 베트남, 일본, 한국, 싱가포르 전역에서 맞춤형 솔루션을 제공한 풍부한 경험을 보유하고 있습니다.  AI 및 생성형 AI 분야의 전문성을 바탕으로 기업들이 시장 경쟁 우위를 강화하고 잠재력을 최대한 발휘할 수 있도록 지원합니다.

VTI의 AI 서비스를 선택해야 하는 이유

• 경험이 풍부한 AI 인재 지속적인 교육 프로그램으로 지원받는 AI 전문가 팀은 비즈니스 확장 요구를 충족하는 숙련된 전문 인력을 지속적으로 제공합니다.
• 업계 전문성: VTI는 항상 모든 산업, 특히 제조업과 소매업의 핵심 운영을 이해하기 위해 노하우와 경험을 축적하는 데 힘쓰고 있습니다.
• ● 다국어 지원 브릿지 SE 팀: 기술적 전문성은 물론 영어, 일본어, 한국어 능력을 갖춘 VTI의 다국어 지원 브릿지 SE 팀은 원활한 의사소통 및 프로젝트 수행을 보장합니다.

VTI의 AI 서비스가 어떻게 귀사의 비즈니스 효율성을 향상시키고, 운영 우수성의 새로운 기준을 세울 수 있는지 알아보세요. 

>> VTI의 AI 서비스로 비즈니스 효율성 향상